Garantizar que un Sistema de Gestión de Calidad cumple los propósitos para los cuales se ha  estructurado, solo es posible si se  establecen herramientas que permitan controlar la gestión, mantener los acuerdos que reflejan los procesos y procedimientos y motivar el mejoramiento de su desempeño en el tiempo.

A partir de la aplicación de la Norma NTCGP 1000 / 2004 se han identificado en la Dirección General algunas herramientas para controlar la gestión tales como:

1- El seguimiento a indicadores de gestión,

2- El tratamiento a errores o situaciones anormales presentadas en la ejecución de los procesos,

3- La atención a quejas y reclamos presentadas por los clientes y usuarios del área,

4- La aplicación de acciones correctivas y/o preventivas derivadas de las dos anteriores,

5- El análisis de datos en términos de tendencias, variaciones y cifras acumuladas,

6- La definición e implementación de programas y proyectos de mejoramiento y,

7- La revisión global de resultados de gestión al finalizar un período fiscal

Es claro que la aplicación de estas herramientas corresponde a cada Responsable de Proceso, quien a través del esquema de autocontrol realiza la evaluación de los recursos, resultados y procesos en los cuales interviene, de acuerdo con prioridades y estándares predeterminados. Por esta razón es conveniente aplicar una herramienta de control independiente que confronte la realidad de cada proceso frente a un criterio o referente institucional, que en nuestro caso corresponde a los documentos que sustentan cada proceso del área administrativa. Esta herramienta debe servir como medio para validar los resultados que reporte cada Responsable de Proceso a través de las herramientas antes mencionadas.

Conscientes de esta situación la Dirección General ha iniciado la formación de un grupo de auditores internos en coordinación con la Oficina de Control Interno y la División de Planeación y Sistemas. Este entrenamiento permitirá contar en el corto plazo con un grupo de funcionarios habilitados para realizar auditorias internas de calidad con el propósito inicial de verificar el grado de aplicación de los procesos recientemente definidos y la solidez de estos procesos para cumplir con las expectativas y necesidades de los clientes y usuarios del área. Esperamos realizar un primer ciclo de auditorias a manera de prueba antes de finalizar el mes de mayo del presente año.