En el desarrollo de la implementación de la Norma NTCGP 1000 / 2004 en el àrea administrativa del Senado de La República, hemos identificado que existe la posibilidad de aplicar múltiples herramientas para el mejoramiento de los procesos, entre las cuales se encuentran:

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- El seguimiento a la evolución de indicadores de gestión,

- El análisis de tendencias o variaciones en los datos estadísticos que generan las diferentes actividades que se desarrollan en el área administrativa,

- La atención a las quejas y reclamos que presentan los usuarios de los servicios o la ciudadanía,

- Las auditorias internas de calidad,

- El tratamiento de las anomalías o situaciones anormales que se identifican en la rutina diaria y que tienen causas conocidas y fácil solución y

- Las soluciones propuestas a problemas repetitivos de alta frecuencia, alto impacto y alto riesgo para la entidad.

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En cualquiera de las circunstancias anteriores puede ser necesario dejar un registro de las acciones que progresivamente se implementan, de tal manera que se reduzca la aparición de la misma situación anormal o problema por las mismas causas.

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Conscientes de esta situación, se ha instalado en 17 dependencias de la Dirección General y en un número igual de computadores un aplicativo que permite el registro, análisis, seguimiento y control de los problemas que se decide registrar, de tal forma que tanto los problemas, las causas que los generan, las soluciones propuestas y los resultados de su aplicación sean visibles para todos los funcionarios del área.

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Este software denominado SOLUCIONA permite que en tiempo real se conozcan los problemas que continuan abiertos sin solución, se recupere la historia de como fueron solucionados en épocas anteriores problemas diferentes o similares a los actuales y garantiza que una vez establecida la eficacia de una solución, sus resultados se documenten y se integren en forma inmediata a los procesos y procedimientos definidos en el área.