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La implementación de un Sistema de Gestión de Calidad requiere de un apoyo decidido del nivel directivo, de tal manera que a través de su ejemplo se genere en todos los niveles de la Entidad la capacidad para modificar actitudes que limitan el desarrollo de los planes, programas y proyectos establecidos desde este nivel y además el compromiso necesario para aplicar los procesos en la forma que se han acordado, realizar seguimiento a indicadores de gestión, plantear soluciones oportunas a problemas recurrentes y atender con celeridad los requerimientos, quejas y reclamos de los usuarios de nuestros servicios.
Para que estos resultados sean visibles en el Senado de la República y en particular en el Área Administrativa es necesario que exista una manera uniforme de interpretar el concepto Calidad.
Con el propósito de formular una única idea de lo que consideramos Qué es Calidad en la Dirección General Administrativa, realizamos durante el mes de Junio del 2005 un sondeo con los Jefes de División, los Jefes de Sección, los Jefes de Unidad y usuarios externos a cada división sobre las Fortalezas y Debilidades que cada una de estas personas visualizaba. Entre los usuarios externos consultados se encontraban Senadores, funcionarios de Unidades de Trabajo Legislativo, funcionarios de Comisiones del Senado y funcionarios de dependencias diferentes al área administrativa.
Este sondeo permitió identificar 22 fortalezas y 25 debilidades, agrupadas posteriormente en 10 ideas de cada grupo con la intervención de los Jefes de División y Asesores de la Dirección y finalmente mediante un esquema de calificación, en 5 fortalezas y 7 debilidades de alto impacto, las cuales se relacionaron con las grandes estrategias administrativas propuestas por la Corporación para el período 2005-2006. Una vez priorizadas esas fortalezas y debilidades frente a esas estrategias, se procedió a identificar acciones generales o permanentes que se pudieran llevar a cabo en el área con el propósito de potencializar las fortalezas y eliminar o reducir el impacto de las debilidades. Esta información se constituyó en el insumo utilizado para definir la Política de Calidad de la Dirección General Administrativa, obtenida por consenso de quienes tomamos decisiones de orden estratégico y realizamos seguimiento a los compromisos derivados de esas decisiones.
La Política de Calidad establece las intenciones generales que tenemos en el Área Administrativa del Senado de la República frente a la satisfacción de las necesidades y expectativas de nuestros clientes y usuarios y se utiliza como marco de referencia para definir objetivos anuales que nos permitirán evaluar su aplicación y cumplimiento.
